home

Gemeenschappelijk Wonen

voor gemeenschappelijk wonen in al haar vormen

Procedure van de organisatie van een bijeenkomst

Ten behoeve van de ledenvergaderingen en van het contact tussen de leden worden er twee of drie bijeenkomsten per jaar georganiseerd.

De bijeenkomsten, over het algemeen op een zaterdag, worden door één van de aangesloten woongemeenschappen georganiseerd. Gestreefd wordt daarbij om in de loop van de jaren ieder lid-woongemeenschap aan de beurt te laten komen.

Deze bijeenkomsten, waar alle leden en donateurs een uitnodiging krijgen, bestaat, zover mogelijk, uit zes delen:

  1. De ledenvergadering
  2. een lunch
  3. de behandeling van een thema
  4. een rondleiding in de woongemeenschap
  5. een gezamenlijke maaltijd
  6. een gezellige avond of feest

Om kosten te besparen én informatie sneller uit te wisselen, wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van email.

Data van de bijeenkomsten

De data van de bijeenkomsten zijn voor een aantal jaren ingepland. Op de verenigings-website staan de data vermeld onder het kopje ‘Ledenbijeenkomsten’.

Locatie van de bijeenkomst

Ieder lid-woongemeenschap dat een Ledenbijeenkomst wil hosten kan zich hiervoor aanmelden bij de secretaris van het bestuur.

Thema van de bijeenkomst

Het bestuur bepaalt in overleg met de organiserende woongemeenschap het thema. Er wordt een breed thema gekozen, waarvan verwacht kan worden dat het interessant is voor (toekomstige) centraal wonen bewoners. Om ideeën op te doen en om te zien of een bepaald thema al eens de revue is gepasseerd, is op de verenigings-website een overzicht te vinden van eerdere bijeenkomsten, inclusief locatie en thema.

Een thema behandelt over het algemeen een aspect rond centraal of gemeenschappelijk wonen. Dat kan zowel de technisch-organisatorische kant zijn, als het (samen) wonen zelf. Ook de Vereniging kan onderwerp zijn. Een thema kan voortkomen uit een vorige vergadering of een vorig thema. Er kan iemand worden uitgenodigd om informatie te geven.

De voorbereiding van het thema (kiezen van cases, inleidende teksten, inleiding en begeleiding en eventuele verslaggeving) gebeurt bij voorkeur door degene die het thema heeft aangebracht in samenspraak met iemand van het bestuur.

Informatie naar de leden

Het bestuur streeft er naar om alle voor de bijeenkomst benodigde informatie in één keer naar de aangesloten woongemeenschappen en donateurs te zenden. Dus zowel de uitnodiging, als de agenda van de ledenvergadering, als de stukken voor de ledenvergadering, als de themastukken, als het dagprogramma.

Als het om organisatorische redenen niet anders kan wordt eerst de uitnodiging gestuurd en (een deel van) de rest later. In dat geval krijgen alleen degenen die zich hebben aangemeld de themastukken en het dagprogramma. De agenda en de eventuele stukken voor de vergadering krijgt elk lid.

De toe te mailen informatie voor een bijeenkomst omvat het volgende:

De uitnodiging

Op de aanmelding dient vermeld te worden (aangeven in de uitnodigingsmail)

De agenda en de papieren van de ledenvergadering

Jaarverslag, begroting, teksten betreffende onderwerpen op de agenda

Themateksten

Sommige thema-onderwerpen vragen enige voorbereiding van de deelnemers. In dat geval worden er leesstukken opgestuurd, waarvan verwacht wordt dat de deelnemers ze voor de bijeenkomst hebben gelezen.

Tijdschema

10 weken Het bestuur bepaalt samen met de organiserende woongemeenschap datum en thema van de bijeenkomst en stellen samen de uitnodiging op.
7 weken Het bestuur stuurt de uitnodiging naar alle leden en donateurs.
Vanaf 7 weken Leden en donateurs melden zich aan bij de organiserende woongemeenschap.
4 weken De trekker van het thema stuurt informatie over het thema aan info@gemeenschappelijkwonen.nl
4 weken De organiserende woongemeenschap stuurt een lijst van aangemelde deelnemers en de routebeschrijving e.d. aan info@gemeenschappelijkwonen.nl
2 weken De secretaris stuurt de vergaderstukken, informatie over het thema en de routebeschrijving aan de deelnemers. Kopie gaat naar de organiserende woongemeenschap.
Vanaf 2 weken De organiserende woongemeenschap stuurt de benodigde informatie naar verlate aanmeldingen.

Praktische organisatie door de organiserende woongemeenschap

Kosten

Binnen redelijke grenzen worden de door de woongemeenschap gemaakte organisatiekosten door de Vereniging vergoed. Voor Voor koffie, thee, fris en lunch wordt maximaal € 5,00 per persoon vergoed
Voor iets extra's, zoals een band op de avond, is er maximaal € 200,-- beschikbaar.

Presentielijst

Onder andere in verband met de stemverhouding op de ledenvergadering is er een presentielijst. Deze lijst dient bij binnenkomst of anders tijdens de ledenvergadering door de deelnemers worden ondertekend. De secretaris zorgt dat er een lijst is en ziet er op toe dat de lijst rondgaat.

De presentielijst bestaat uit: naam, woongemeenschap, eMail-adres, telefoonnummer, adres (voor toezending Gewoon Anders).